Een beetje LEAN en een beetje van mezelf….

Een beetje LEAN en een beetje van mezelf…

Als HR professional krijg je te maken met meerdere modellen en methodieken, theoretische kaders en tools om je werk goed uit te kunnen voeren. Een gereedschapskist vol met manieren om in te zetten wanneer het nodig is.

Tussen verschillende disciplines bestaat uitwisseling van methodieken. Wat goed werkt in de GGZ, kan net zo goed werken in de begeleiding van medewerkers. Changemanagementtechnieken zijn net zo bruikbaar in de HR praktijk. Zo groeit de toolbox van HR professionals langzamerhand. LEAN technieken maken inmiddels ook onderdeel uit van het standaard pakket.

Tijdens mijn opleiding leerde ik van mijn niet snel tevreden te stellen docent, dat je als HR professional zelf je belangrijkste instrument bent. Ik vond dat als jongeling een prachtige metafoor. En ervaarde dat ook daadwerkelijk. Ik deed de deeltijd opleiding, naast mijn baan als junior HR consultant bij KPN. En moest de theorie in praktijk brengen, methodieken toepassen maar leerde in de praktijk ook de theorie goed te interpreteren. Uiteindelijk vervagen de grenzen tussen wat je leert in praktijk, theorie of wat je zelf al in je bagage meeneemt.

En dat is nu net het punt wat ik wil maken, maken de methodieken je als HR professional succesvol óf maakt het vooral uit wat je zelf toevoegt aan de wijze waarop je methodieken inzet?

Wat ik vaak doe als ik met teams aan de slag ga is een zogenaamde stoomscrum: wat gaat goed – wat kan beter – wat wil je aanpakken – wat heb je daarvoor nodig? Bij een groot team van een van mijn opdrachtgevers bestond veel onvrede en wrijving omtrent een aantal thema’s. We vroegen aan het team in 3 kleine groepen per thema aan te geven waar je tegen aan loopt. Na deze 1^e ronde rouleerde de kleine groep. In een 2^e ronde geeft men aan wat de mogelijke oplossingen zijn voor dit probleem van de vorige groep. In de 3^e ronde wie of wat men nodig heeft om het probleem op te kunnen lossen. In de 4^e ronde komt de groep die het probleem heeft gedefinieerd weer terug en pakt het probleem waar aan de hoogste prioriteit wordt gegeven en pakt deze als eerste op met behulp van de oplossingsrichtingen en de hulpbronnen van de collega’s. Als je goed kijkt komen hier de principes van Plan Do Check Act in terug. Met deze insteek pakte het team maar liefst 3 problemen tegelijk aan én werd het inzetten van PDCA meer gemeengoed.

De combinatie van HR en LEAN ligt vaak in de rol die HR kan spelen bij het begeleiden van de verandering en de culturele kant van LEAN. Maar HR als partner doet er goed aan de LEAN principes ook zelf te kunnen toepassen. Het basis idee achter LEAN is om waarde voor de klant te maximaliseren zonder verspilling. De aanpak is gebaseerd op vijf principes:

1. Specificeer vanuit het perspectief van de klant, wat de waarde van de organisatie is.
2. Volg alleen die stappen die waarde toevoegen aan de klant.
3. Zorg voor flow (vanaf het moment dat het proces start tot de uiteindelijke levering aan de klant mag het product of dienst niet stoppen, dan spreken we van flow) in de waardeketen.
4. Doe wat door de klant wordt gevraagd en doe dat precies op tijd.
5. Streef naar perfectie.

Er gaan echter ook geluiden op dat HR eerst zelf aan de slag moet met de HR processen en overbodige stappen moet elimineren. Hier zit wat in. Hoe kun je de organisatie helpen te verbeteren als je niet in staat bent naar je zelf te kijken? Dus ook hier geld weer: hoe hou je jezelf als instrument scherp? Hoe zorg je dat je zelf in staat bent om je rol goed te vervullen?

Door de vijf LEAN principes toe te passen op de HRM processen ontstaat LEAN HR en worden de HR processen en de dienstverlening in lijn gebracht met wat de organisatie voor de in- en externe klant wil betekenen. Dus ook HR kan waarde toevoegen met minder middelen. Het is belangrijk te weten wat als verspilling wordt ervaren vanuit het perspectief van de interne en externe klant. HR bedient immers de interne klanten maar heeft door haar processen ook zeker invloed op de externe klanten. Goede invalshoeken om naar verspilling binnen HR te speuren zijn: Voegen de HR processen niets of weinig toe aan:

• Het leveren van producten of diensten aan klanten
• Het welbevinden van medewerkers en/of het functioneren van de organisatie als geheel?

Door steeds scherp naar je zelf te kijken, naar de effectiviteit van je HR organisatie en je eigen optreden realiseer je welke waarde je toevoegt aan de doelstellingen die de organisatie wilt behalen. En of je daar bepaalde methodieken voor inzet of wat van jezelf toevoegt doet mij denken aan de bekende slogan van Maggi, maar juist door de combinatie van theorie en dat beetje van jezelf ontstaat de magie.

Het beeld van jezelf als je belangrijkste gereedschap is mij mijn hele loopbaan bij gebleven. En dat sluit perfect aan op Covey’s 7^e eigenschap van succesvolle mensen: hou de zaag scherp. Neem de tijd om jezelf persoonlijk te vernieuwen.